Jangan Sembarangan Bikin SOP !

09-sop-copy-v2

Istilah Standard Operating Procedure (SOP) mungkin sudah tidak asing lagi di telinga kita. SOP merupakan perangkat organisasi/perusahaan yang mengatur tata kelola organisasi, dan berfungsi memandu setiap individu dan/atau unit kerja untuk melaksanakan aktivitasnya secara konsisten untuk mencapai tujuan organisasi. Organisasi/perusahaan yang memiliki dan menerapkan SOP akan memiliki keuntungan lebih mudah untuk dikelola, beroperasi lebih efisien, dan pada akhirnya memiliki kinerja yang selalu meningkat. SOP juga bermanfaat sebagai perangkat untuk melakukan telusur balik (trace back) apabila terjadi keluhan atau hasil audit menunjukan indikasi adanya kesalahan, kelalaian, atau kecurangan, serta bisa dijadikan sebagai referensi dalam menyelesaikan konflik atau perselisihan.

SOP biasanya dibuat sebelum organisasi beroperasi, ketika ada perubahan struktur organisasi, ada produk baru yang dikembangkan perusahaan, ada perubahan teknologi yang digunakan, atau ada perubahan regulasi terkait organisasi. SOP merupakan “benda hidup”, di mana setelah disusun dan diimplementasikan, SOP harus dipantau penerapannya dan dilakukan evaluasi secara berkala, untuk kemudian dimutakhirkan apabila SOP tersebut sudah tidak sesuai dengan kondisi terkini dari hal-hal yang diatur.

Untuk menyusun SOP, mulailah dengan mengumpulkan struktur organisasi dan job description masing-masing jabatan dalam organisasi. Selanjutnya susun proses bisnis organisasi, dengan mengidentifikasikan aktivitas apa saja yang terlibat dalam organisasi dan siapa yang menjadi penanggungjawab untuk setiap langkah dalam aktivitas tersebut. Dari proses bisnis yang disusun, kemudian disusun langkah-langkah SOP dengan memperhatikan kaidah 5W+1H serta indikator keberhasilan pelaksanaan SOP tersebut. Sumber referensi untuk menyusun langkah-langkah SOP antara lain adalah studi literatur, hasil wawancara dengan pihak terkait, brainstorming, focus group discussion, atau studi banding.

Sangat disarankan untuk memulai penyusunan langkah SOP dengan membuat diagram alir, untuk menggambarkan langkah-langkah SOP secara ringkas, runut, jelas, dan konsisten. SOP dalam versi diagram alir tersebut dapat langsung diimplementasikan sebagai SOP resmi organisasi, atau digunakan sebagai dasar penyusunan SOP versi narasi. Setelah SOP selesai disusun, SOP sebaiknya disosialisasikan kepada bagian organisasi terkait menggunakan surat/memo, poster, video instruksional, atau pelatihan, untuk memastikan SOP dipahami dan diimplementasikan oleh bagian organisasi terkait.

(Arini Tathagati, S.T., M.T.)

Kata kunci : SOP, organisasi, tata kelola, proses bisnis, job description, identifikasi proses, standar implementasi